أحمد الياباني يكتب… كيفية تنظيم الوقت

1. تدقيق الوقت

أسهل طريقة لتتبع وقتك هي تحميل التطبيقات التي تساعدك على تحديد فترة زمنية معينة لإنجاز مهمة، وتقارب تصرفاتك خلال هذه الفترة، هذا ما سيساعدك في التركيز على الإنجاز من دون هدر الكثير من الوقت، كما يمكنك بعد ذلك الوصول إلى تقرير لمعرفة ما الذي يسرق وقتك، باستخدام هذه المعلومات يمكنك بعد ذلك إجراء التعديلات المناسبة.

2. تعيين حد زمني لكل مهمة

تعيين حد زمني لكل مهمة يمنع من تشتيت الانتباه، على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في كتابة مقال، أمنح نفسك ساعتين، لذا إذا بدأت في الساعة 8 صباحاً، حاول الانتهاء من كتابتها بحلول الساعة 10 صباحاً، بهذه الطريقة، سوف تصبح إدارة الوقت بالنسبة لك لعبة وتحدياً يتكرر كل يوم.

3. استخدم قائمة مهام

قائمة المهام تساعدك في تحديد العمل على الأجزاء الصغيرة، والتي بدورها تساهم في إكمال مشروعك وتحقيق هدفك، لذلك أنشئ قائمة مهام لكل هدف لديك، هذا سوف يحفزك على مشاهدة كل ما تحققه بالفعل، وتساعدك على الإسراع في خطوات تحقيق هدفك.

4. التخطيط للمستقبل

في الليلة السابقة، خصص 15 دقيقة من نهاية اليوم لتنظيم مكتبك وإنشاء قائمة بأهم أغراض اليوم التالي، حيث تستيقظ في الصباح على متابعة أعمالك فوراً، من دون إهدار المزيد من الوقت، في معرفة ماذا ستفعل اليوم؟

خلال روتينك الصباحي، اكتب 3 أو 4 الأمور هي الأكثر إلحاحاً وأهمية يجب معالجتها اليوم واعمل على تلك التي تكون فيها أكثر إنتاجية.

5. ابدأ بالمهام الضرورية

من أفضل الأمور التي تساعدك في إنجاز مهامك وتحقيق أهدافك من دون إهدار الوقت، هي البدء بالمهام الكبيرة والأكثر صعوبة في الصباح، وهناك عدة أسباب وراء هذه الحيلة الفعالة لإدارة الوقت

6_ الاستعانة بمصادر خارجية

قد يكون التفويض والاستعانة بمصادر خارجية أمراً صعباً بعض الشيء بالنسبة للبعض، من الصعب السماح لشخص آخر بالقيام بالعمل الذي اعتاد القيام به، بالنسبة للآخرين ليس لديهم الوقت لتدريب شخص آخر على إكمال مهام معينة

7_ القضاء على عوامل التشتيت

في عصر الإلهاء المستمر الذي نعيشه، من السهل جداً تقسيم انتباهنا بين ما يجب أن نفعله وما يقصفنا به المجتمع، وبغض النظر عن مكان وكيفية وقوعك في فخ عوامل التشتيت، فإن النتيجة هي نفسها دائماً.

8_ تغيير الجدول الزمني الخاص بك

إذا كنت ترغب في تنظيم الوقت بشكل حقيقي وفعال، الحل بسيط للغاية، عليك بتغيير جدولك الزمني فوراً، إذ أجمع الكثير من الخبراء والأطباء، على أن الاستيقاظ في الخامسة صباحاً هو الأفضل إذا كنت تبحث عن كيفية تنظيم الوقت.