شاكر التميمى أبو تراب يكتب … 6 خطوات لاستخدام  مبدأ باريتو في إدارة الوقت

1. إعادة التفكير في قوائم المهام

من أجل تحقيق أقصى استفادة من مبدأ “باريتو”، والذي سيساعدك على إدارة الوقت بصورة أفضل، فابدأ بتحديد أولويات ما تحتاج إلى القيام به بناءً على حجم الجهد المطلوب، وامنح هذه المهام رقماً من 1 إلى 10، بحيث يُمثِّل الرقم 1 المهمة التي تحتاج إلى أقل قدر من الجهد، وضع نسبة تأثير كل مهمة بحيث يكون للرقم 10 أكبر تأثير، وبعد ذلك، فكِّر في النتائج الإيجابية المحتملة من القيام بهذه الأشياء.

2. تقييم المهام والأهداف

هناك طريقة أخرى تتمثل في تحديد الـ 20% من مهامك التي ستُحقِّق 80% من النتائج، حيث يمكِنك تحقيق ذلك من خلال طرح أسئلة مثل:

– هل أَعُدُّ مهامي ووظائفي جميعها عاجلة؟

– هل أُضيِّع الكثير من الوقت في مهام مُحدَّدة؟

– هل تساعدني هذه المهمة في تحقيق أهدافي؟

بعد تقييم مهامك، يجب تقييم أهدافك والانتباه إلى نسبة الـ 20% من أنشطتك التي ستساعدك على تحقيق هدفك.

3. تحديد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية

هناك فترات زمنية نكون فيها أكثر انتباهاً وتركيزاً وحيوية، حيث ينشط بعض الناس في الصباح الباكر، وينشط آخرون في الليل، فاختر الوقت الذي يناسبك.

4. التخلص من المشتتات

نحن محاطون بالمشتتات، سواء كانت هذه المشتتات إشعارات البريد الإلكتروني، أم المكالمات الهاتفية، أم الضيوف، أم عمليات البناء التي تجري بالقرب من مكاتبنا، ولسوء الحظ، مهما حاولنا جاهدين، لا مفر من المشتتات، ولكن يمكِننا الحد منها من خلال تطبيق قاعدة 80/20، حيث يُقال إنَّ 80% من المشتتات هي نتيجة 20% من مصادرنا.

5. تفويض المهام بأجر زهيد

هناك مهام بسيطة يمكِن تفويضها إلى شخص آخر بأجر زهيد، على سبيل المثال: يمكِنك توظيف مساعد شخصي لجلب الملابس بعد غسلها، أو إدارة بريدك الإلكتروني، كما يمكِنك الاستعانة بمصادر خارجية لتنظيف منزلك ومكتبك.

6. توفير وقت للراحة

أنت تحتاج إلى الراحة من حين لآخر لذا خذ إجازةً من عملك، واذهب إلى الشاطئ، أو اقضِ الوقت مع عائلتك، أو شاهد برامجك المُفضَّلة، أو اقرأ كتاباً، وافعل أي شيء تستمتع به، وتذكَّر أنَّ قيامك بالأمور التي تستمتع بها هو أحد النشاطات التي تقع ضمن نسبة الـ 20% حسب مبدأ “باريتو”.